EDI – O que é? Para que serve?

É difícil acreditar que alguém que trabalha no setor de transportes de cargas nunca tenha ouvido falar do famoso EDI? O significado da sua sigla é: ELECTRONIC DATA INTERCHANGE, em português, INTERCÂMBIO ELETRÔNICO DE DADOS.
Mas para que serve e como funciona?
No Brasil, o EDI representa a troca de dados mais utilizada entre empresa (transportadora) e seus clientes. Nada mais é que um arquivo contendo determinadas informações enviadas pelo cliente (notas fiscais de venda com diversos dados) que serão importadas para o sistema da transportadora, e também informações da transportadora (número de conhecimentos de transporte, valor de frete, dentre outros…) que serão importadas para o sistema do cliente.
É muito incomum que clientes menores trabalhem com troca de informações via arquivo EDI, são normalmente os médios e grandes clientes, motivados pelo considerável volume de cargas transportadas, que buscam no EDI a automatização da troca de informações entre seus sistemas e o sistema da transportadora. Sem o EDI, toda informação teria de ser inserida manualmente, tanto na transportadora, quanto no cliente.
Quando a transportadora é contratada pelo seu cliente para realizar o serviço de transporte das suas mercadorias, define-se já no início desta negociação, a condição de troca de informações via arquivo EDI, para que a transportadora seja mantida como prestadora de serviço principal. Algumas informações de acompanhamento do cliente servirão como referência para todas as tratativas durante o transporte, principalmente nas empresas de e-commerce (empresas que vendem pela internet / SUBMARINO, WALLMART, AMERICANAS, SHOPTIME, dentre outras) por exemplo, onde o número do pedido é a chave para qualquer verificação ou acompanhamento, pois é este número que o cliente do e-commerce recebeu ao concretizar determinada compra no seu site.
A transportadora coleta as mercadorias no cliente, trazendo-a para descarga em seu depósito, a fim de emitir os conhecimentos de transporte, setorizando por destinos, de acordo com sua malha rodoviária de distribuição e entrega.
O cliente da transportadora terá enviado para e-mail ou FTP (local na nuvem onde arquivos são salvos para serem importados posteriormente) do responsável pela emissão dos conhecimentos. Este arquivo, normalmente no formato .TXT (texto), será importado para o sistema da transportadora, pois nele constam todos os dados necessários para emissão dos conhecimentos de transporte (CT-e), eliminando a necessidade de digitar cada conhecimento manualmente, pois ao importar o arquivo EDI e conferir os dados importados em sistema, confrontando com as notas fiscais do cliente, já impressas, um único comando gera e imprime todos os conhecimentos automaticamente.

Neste arquivo EDI enviado pelo cliente para a transportadora, o qual contém dados de todas as notas fiscais de venda do mesmo, citarei os principais dados existentes no arquivo, necessários para se emitir o conhecimento de transporte (CT-e) de forma rápida, automatizada:

 - NÚMERO DO PEDIDO DA VENDA.
 - NÚMERO DA NOTA FISCAL.
 - CHAVE DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA (DANFE).
 - CGC/CNPJ DO REMETENTE
 - NOME DO REMETENTE.
 - ENDEREÇO COMPLETO DO REMETENTE (incluindo rua, número, complemento, bairro, CEP, cidade e estado).
 - TELEFONE DO REMETENTE.
 - CGC/CNPJ DO DESTINATÁRIO.
 - NOME DO DESTINATÁRIO.
 - ENDEREÇO COMPLETO DO DESTINATÁRIO (incluindo rua, número, complemento, bairro, CEP, cidade e estado).
 - QUANTIDADE DE VOLUMES.
 - PESO TOTAL DOS VOLUMES ENVIADOS.
 - VALOR TOTAL DA NOTA FISCAL.
 - Dentre outras informações que podem ser enviadas a critério deste ou aquele cliente, conforme se fizer necessário.

O curto período de tempo que leva-se para importar o arquivo EDI, conferir as notas fiscais e dados importados, validar junto ao SEFAZ, e imprimir os conhecimentos de transporte (CT-e), é considerável. Esta automatização na expedição dos conhecimentos agiliza todo o transporte da carga, pois normalmente há várias pessoas descarregando caminhões para o depósito, separando a carga, setorizando, e carregando para seguir para outras filiais da transportadora ou seguir para entrega, porém, a equipe de expedição é composta por equipe reduzida, que precisa ser ágil a fim de não impactar em atrasos no início das viagens destes veículos.
Sem o arquivo EDI, a digitação teria de ser toda manual, nota fiscal por nota fiscal, e mesmo com as facilidades dos dias atuais, em utilizar leitor de código de barras para ler o código da nota, importando dados do SEFAZ automaticamente, ainda assim, levaria um tempo maior para concluir toda a emissão de conhecimentos, pois seria necessário ler cada nota fiscal individualmente, em contradição com a importação via arquivo. Perde-se ainda informações de referência do cliente, tais como NÚMERO DO PEDIDO ou informações específicas que o mesmo necessite serem devolvidas no arquivo de EDI de retorno mais tarde. Estas informações ficam vinculadas a cada CT-e emitido, e terão sua devida importância mais à frente.

Até aqui estamos nos referindo ao EDI apenas objetivando a importação dos dados do cliente para o sistema da transportadora. Vamos avançar um pouco, e explicar agora como as informações são devolvidas para o cliente.

É comum os clientes maiores exigirem da transportadora toda a informação de movimentação de suas mercadorias, transferência para outras filiais, saídas para entrega, problemas ou inconsistências ocorridas nas tentativas de entrega. Pois todas estas informações servem de material para a equipe de SAC deste cliente solucionar problemas relacionados às suas vendas, garantindo a entrega de cada mercadoria ao destinatário (cliente que comprou através do site de e-commerce ou por outro meio).

Temos aqui o cliente da transportadora (REMETENTE), o cliente do cliente da transportadora (DESTINATÁRIO), e a própria transportadora.

Os tipos de informações enviadas pelas transportadoras para seus clientes, são normalmente três, listados a seguir:
EDI DE EMBARCADOS

Cada transportadora ou seu cliente, ou ainda, cada sistema, pode nomear conforme seu entendimento este tipo de arquivo. O que importa é entendermos sua representatividade.
Este arquivo é gerado pelo sistema da transportadora, a fim de enviar para seu cliente, todas as informações referentes aos conhecimentos de transporte emitidos com base no arquivo EDI de notas fiscais recebido do próprio cliente, a fim de atualizar o sistema do cliente com informações relacionadas às suas notas fiscais, estando a seguir as principais delas:

 - NÚMERO DO CT-E EMITIDO.
 - VALOR DO FRETE.
 - CHAVE DO CT-E (conhecimento eletrônico).
 - DATA DE PREVISÃO DE ENTREGA.
 - VALOR DO ICMS RECOLHIDO, para crédito do cliente.

Todas estas informações são importadas para o sistema do cliente dia após dia, automatizando todo um processo de troca de dados que na ausência do EDI, seria totalmente por vias manuais, e por vezes, quase impossível de ser administrada.
EDI DE OCORRÊNCIAS

Durante o transporte das mercadorias do cliente, o manuseio desta carga ao transferir para outros pontos de distribuição da transportadora (filiais, parceiros), demanda do envolvimento de muitas pessoas (conferentes, carregadores, descarregadores, dentre outros). As mercadorias passam por diversas mãos, até que sejam entregues a cada destinatário.
Não é novidade alguma os problemas que podem ocorrer durante o transporte destas mercadorias, tais como, avarias parciais ou totais, extravios parciais ou totais, tentativas de entrega com insucesso, endereços informados incorretamente nas notas fiscais, telefones para contato com destinatário incorretos, desacordos com pedidos, dentre outros, os quais chamamos de ocorrências, por serem representadas por código numérico, contendo uma breve descrição que caracteriza cada ocorrência.
Toda vez que um conhecimento de transporte recebe uma ocorrência, a qual tenha de ser enviada como informação para o cliente da transportadora, o sistema, por ser inteligente e pré-configurado, marcará tais conhecimentos e ocorrências para transmitir via arquivo EDI para o cliente. Este arquivo chamamos de EDI DE OCORRÊNCIAS, pois ele tem por objetivo atualizar cada nota fiscal do cliente que recebeu a inclusão de algum tipo de ocorrência, a qual poderá exigir o envolvimento do cliente na solução do problema. A entrega da mercadoria só poderá ser concretizada após o problema (a ocorrência) ter sido solucionada. Em casos de avaria total ou extravio total por culpa da transportadora, é comum abrirem-se processos internos para indenização total da mercadoria. Nestes casos, o cliente provavelmente enviará reposição da mercadoria ao seu cliente, a qual será transportada através de novo conhecimento de transporte.
Quando as entregas são finalizadas, os conhecimentos de transporte receberão uma ocorrência de ENTREGA/BAIXA, e esta ocorrência também é enviada ao cliente via EDI de OCORRÊNCIAS, atualizando o status da nota fiscal de venda para ENTREGUE, e desta maneira finaliza-se qualquer acompanhamento do cliente envolvendo o transporte da referida mercadoria.
Ao saber da importância do arquivo de EDI OCORRÊNCIAS, o mesmo deverá ser de fato levado a sério, pois qualquer falha no recebimento deste arquivo EDI, comprometerá todo o trabalho do SAC do cliente, com relação às notas fiscais que estão em trânsito, e isto poderá gerar uma grande demanda no levantamento de informações pela transportadora, de forma manual, em função de relatórios de notas fiscais sem informação de rastreabilidade. Para evitar este retrabalho, garanta que a troca de informações via arquivo EDI OCORRÊNCIAS funcione perfeitamente.
EDI DE COBRANÇA

Este tipo de arquivo é enviado ao cliente da transportadora, sempre que é emitido fatura/bloqueto de cobrança dos fretes transportados, a serem pagos pelo respectivo cliente. É comum a transportadora agrupar vários conhecimentos de transportes numa única fatura, emitida periodicamente (semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, ou qualquer outra periodicidade combinada com o cliente).
Neste arquivo serão enviadas informações relacionando as notas faturadas, a fim de atualizar o sistema do cliente com informações, as quais listo a seguir algumas das principais informações requeridas:

 - NÚMERO DA FATURA/BLOQUETO emitido.
 - NÚMERO DAS NOTAS FISCAIS VINCULADAS NA FATURA.
 - VALOR TOTAL DA FATURA.
 - VENCIMENTO DA FATURA.

Ao fazer uso deste arquivo de EDI, o cliente conseguirá importar para o seu sistema, toda a informação relacionada à cobrança de fretes, automatizando o processo de inclusão de novas faturas em seu sistema, marcando automaticamente quais notas fiscais foram faturadas, beneficiando suas previsões de pagamentos de forma rápida e precisa, bem como atualizando relatórios de quais notas fiscais ainda estão pendentes de faturamento.

Ao se ter o entendimento da importância do EDI tanto para o cliente quanto para a transportadora, levamos em consideração todas as variáveis e tratativas existentes no transporte das cargas e canais de comunicação com o cliente, sendo este o primeiro desafio a ajustar para que os sistemas do cliente e da transportadora estejam alinhados para colocar em prática a troca de informações por meio destes arquivos. Os resultados desta sincronia na troca de informações terão peso relevante tanto no cliente quanto na transportadora, pois facilitam o dia a dia de trabalho de todos os envolvidos, e mesmo existindo um grande volume de informações a serem administradas, o sistema cuidará automaticamente do que for padrão, do que funciona (das entregas realizadas com sucesso), ficando a cargo do usuário cuidar somente das informações que fugirem do padrão, que exigirem a interação dos usuários até que haja solução, caracterizada pela entrega da mercadoria ao destinatário.

ARQUIVO XML

Este novo padrão de troca de informações segue praticamente o mesmo conceito do EDI, pois as informações são dispostas de forma estruturada, possibilitando fácil interpretação pelos sistemas que importam estes arquivos. Muito utilizado no envio de notas fiscais eletrônicas ou conhecimentos eletrônicos por e-mail com a finalidade dos clientes importarem informações padronizadas para os seus sistemas.
Por ser um padrão nacional, a maioria dos sistemas conseguem importar tais arquivos sem muito esforço, pois o modelo/layout de arquivo é único, ou padrão.
Existem também muitos tipos de layouts XML, para cada situação, para cada necessidade. Não entrarei em detalhes sobre o mesmo, já que o foco deste conteúdo está voltado ao EDI.
Como o LAYOUT DE EDI é construído?

De forma objetiva, tentarei explicar como um layout de EDI é desenvolvido.
O layout padrão mais utilizado para EDI é o padrão PROCEDA, e sempre que modificado pelo cliente, as empresas de sistemas precisam configurar as particularidades de cada layout, para que seus sistemas consigam ler o que se está transmitindo ou recebendo nestes arquivos, e realizar a importação corretamente.
Cada linha do layout representa uma informação enviada, porém, há casos em que são utilizadas mais linhas, tendo as variáveis A, B, C… no início da linha, a fim de diferenciar onde os sistemas iniciam sua busca por uma série de informações dispostas na linha A, linha B, ou linha C. Exemplo: Linha A apresenta somente informações cadastrais do REMETENTE, linha B apresenta somente informações cadastrais do DESTINATÁRIO, e linha C apresenta informações das notas fiscais de vendas, tais como números das notas, valores totais das notas, quantidade de itens/volumes, dentre outros.
Como o objetivo aqui não é formar um expert em layout de EDI, demonstrarei o layout mais simples, o qual contém todas as informações dispostas em uma única linha, para que se tenha uma leve noção de como funciona.
Imagem do arquivo EDI formato .TXT enviado pelo cliente para a transportadora importar dados e emitir os conhecimentos de transporte automaticamente:

Layout-EDI
Onde o layout especifica o seguinte:

 - COLUNA 01 a 27 representa o nome do cliente remetente, razão social;
 - COLUNA 28 a 42 representa o CGC/CNPJ do cliente remetente;
 - COLUNA 43 a 55 representa o ENDEREÇO do cliente remetente;
 - COLUNA 56 a 59 representa o número do endereço do cliente remetente;
 - COLUNA 60 a 65 representa o bairro do cliente remetente;
 - COLUNA 66 a 73 representa a cidade do cliente remetente;
 - COLUNA 74 a 75 representa a UF/estado do cliente remetente;
 - COLUNA 76 a 83 representa o CEP do cliente remetente;
Haverá outras colunas com dados adicionais do remetente, os mesmos dados do destinatário, número e valor da nota fiscal do remetente, dentre outras informações, todas divididas em colunas, onde cada coluna representa dentro da sua faixa específica, determinada informação, a ser interpretada pelo sistema que importará este arquivo.

O programador que configura o layout de EDI no sistema da transportadora, informará ao sistema que tipo de informação cada faixa de colunas representa, e é desta forma que o sistema lerá que informações estão sendo recebidas, interpretará e importará para cada campo específico dentro do cadastro de clientes, vinculando dados de nota fiscal e outros mais, também ao conhecimento de transporte.
Este é um esboço bem simples de como funciona um layout de EDI. A quantidade de colunas será sempre fixa e proporcional à quantidade de informações que estão sendo transmitidas pelo cliente. Em resumo, um layout de EDI especifica de fato, em quais colunas cada tipo de informação está sendo enviada, e que tipo de informação cada coluna apresenta no arquivo. É desta maneira que os sistemas interagem entre si, pois ambos são configurados para ler as informações das colunas do arquivo de acordo com este layout de EDI.

Caso tenha ficado alguma dúvida, sinta-se à vontade para deixá-la nos comentários, tentaremos responder na medida do possível.

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