ROMANEIO de Entregas ou MANIFESTO de Cargas? Quando utilizá-los…

Ultimamente em nossas viagens de treinamentos realizadas em várias regiões do Brasil, tenho percebido que muitas pessoas encontram dificuldades para entender as diferenças entre ROMANEIO e MANIFESTO. E por vezes acabam deixando de fazer uso da emissão destes, que acabam não recebendo a devida importância.

Quem leu nosso post sobre CARGA FECHADA ou FRACIONADA, entenderá com maior facilidade.

O que é ROMANEIO?

É o relatório ou documento que relaciona toda a carga que será coletada por determinado veículo, ou que será entregue por determinado veículo, na região onde o mesmo atua, vinculado à unidade / depósito físico, responsável pela coleta ou distribuição (entrega) na respectiva região.

Quando emito ROMANEIO (de coletas ou de entregas)?

A emissão deve ocorrer sempre que houver entregas para realizar na região atendida pelo depósito (unidade) da transportadora. Exemplo: Depósito em São Paulo – SP, contendo várias mercadorias para entregar em São Paulo e região. Deverá ser emitido romaneio de entregas para cada veículo que realizará as entregas.  Já o romaneio de coletas é opcional, pois normalmente as coletas são repassadas via fone aos motoristas que já estão na rua realizando entregas, conforme clientes ligam para avisar que estão com mercadoria disponível para enviar. Empresas que utilizam romaneio de coletas, normalmente registram os pedidos de coleta num dia, e deixam com o motorista o romaneio de coleta a ser realizada no dia seguinte.

Quais são as vantagens em emitir ROMANEIO de entrega?

São várias. Principalmente por facilitar as informações do SAC da transportadora, quando clientes ligam para rastrear suas mercadorias. A emissão do romaneio registrará status que mercadoria está na entrega, ficando disponível em sistema para ser repassada a informação ao cliente, seja por telefone, ou via arquivo EDI (em breve postaremos sobre EDI).

Em sistemas mais arrojados, a emissão do romaneio de entrega atualiza o rastreamento on-line, e clientes não precisarão ligar para a transportadora, pois a consulta estará a um clique do mouse. Empresas que já utilizam destes recursos tiveram significativa melhoria nas informações de rastreabilidade das cargas e satisfação dos clientes, pois a informação torna-se transparente, e rápida.

Outro benefício consiste em conferir os comprovantes de entregas na volta dos motoristas para o depósito. Como foi emitido romaneio de entrega, todos os conhecimentos de transporte relacionados no romaneio, deverão ter seus respectivos comprovantes de entregas assinados pelos clientes destinatário. Na falta, motorista deverá justificar. Toda a carga deve ser entregue, com justificativas para os motivos quando da impossibilidade de entrega-las.

O romaneio pode também demonstrar os tipos de documentos (canhoto de nota fiscal), de cobrança de fretes à vista, que motorista deverá prestar contas ao voltar para o depósito.

O romaneio é o documento que transfere a responsabilidade sobre a carga transportada, do depósito, para o motorista. Por este motivo, algumas transportadoras imprimem em duas vias, e uma delas o motorista assina, para que seja mantida em arquivo até a prestação de contas dos comprovantes de entregas.

Em caso de sinistros (acidentes, roubos, etc), a seguradora pode exigir o romaneio de entrega, e sem ele, corre-se o sério risco da seguradora negativar a indenização da carga.

É um documento de controle da carga que sai do depósito, e deveria ser utilizado por todas as transportadoras que trabalham com cargas FRACIONADAS. Não se emite romaneio para CARGA FECHADA.

O que é MANIFESTO?

É o relatório ou documento que relaciona toda a carga que está sendo transferida, de um depósito para outro depósito. Caracteriza a transferência de responsabilidade sobre a carga. Também deverá ser emitido quando do transporte de mercadorias de carga FECHADA.

Em que momento emito o MANIFESTO?

Sempre que houver transferência de mercadorias de um depósito para o outro depósito, deverá ser emitido o manifesto. É este documento que tira a responsabilidade do depósito origem sobre a carga, repassando primeiramente para o veículo que fará a transferência, e este por sua vez, repassando para a unidade destino (depósito), que receberá a carga transferida.
Também emite-se sempre que houver carregamento de carga FECHADA/LOTAÇÃO.

Quais são as vantagens em se emitir o MANIFESTO?

Principalmente, manter sempre atualizado o status de responsável pela carga. Seja uma unidade / depósito da transportadora, seja o motorista que está transportando a carga. Sabe-se a qualquer momento quais mercadorias estão em trânsito ou armazenadas no depósito da transportadora.

Sempre que um manifesto é emitido, as saídas e chegadas do veículo atualizam status de rastreabilidade da carga.

Em caso de sinistros, seguradoras exigem o manifesto para avaliar a carga a ser indenizada, bem como apurar o processo de indenizações.

Facilita a passagem do veículo em barreiras fiscais, pois no manifesto constam todas as principais informações para fins de fiscalização. O veículo poderá ser rapidamente liberado.

Facilita a conferência da carga que foi carregada no veículo, principalmente no momento da descarga na unidade / depósito de destino, ou no próprio cliente, no caso de carga FECHADA. Pois todas as notas fiscais e volumes relacionados no manifesto, deverão ser confirmados na conferência de descarga.

Melhora a gestão das movimentações das cargas transportadas.

 

Não consigo visualizar em uma transportadora que não emita romaneios ou manifestos, um bom gerenciamento da movimentação de suas cargas. Quanto maior o crescimento no volume de cargas movimentadas, mais crítica a situação poderá ficar. Retrata má gestão na movimentação de cargas. Mesmo uma empresa que não possua um sistema informatizado que ofereça tais recursos, poderia fazer uso até de uma planilha ou formulário pré-impresso, e anotar à caneta mesmo, ao menos o número dos conhecimentos, notas fiscais, e quantidade de volumes por nota fiscal, que se está transportando. Apesar de ser uma gestão totalmente manual, ainda assim, retrata uma boa gestão. Pois o controle da informação, da movimentação das cargas, é tão importante, quanto o transporte em si. Não somente porque estou afirmando isto, pois quem dita é o próprio mercado. Os clientes embarcadores precisam de informações, para repassar aos seus clientes recebedores.

Não basta emitir tais documentos, a principal exigência, é a conferência dos dados neles relacionados. Em toda movimentação de cargas / mercadorias, haverá um conferente responsável, que identificará falhas na operação, e as registrará, para que se busquem as soluções.

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