Uma época em que não existia Sistema de Transporte

Quando caí de paraquedas neste mundo do transporte de cargas, mal sabia onde estava me metendo. Anos depois, paro e penso naquele momento decisivo da minha vida profissional, e realmente penso:

E se eu tivesse seguido um caminho diferente…

Na época, aliás, melhor época, em que podemos fazer qualquer coisa, escolher qualquer área, sabendo que se não der certo, basta trocar de área, pois somos jovens e não tememos o futuro. Os anos vão se passando, as portas para trocar de área vão se fechando. E o medo do futuro… Simples assim… Não é pelo medo de recomeçar… mas é difícil jogar fora algo que nos fez suar a camisa, algo que depois de certo tempo, conhecemos como a palma da mão. O melhor negócio para dar certo é àquele que conhecemos melhor que ninguém.

Em 2001, saí de uma empresa de sistemas, direto para o seio de uma transportadora de cargas. Já tinha experiência com suporte de sistema de escritórios, já tinha trabalhado com financeiro, recebimento e pagamento de contas, mas nada relacionado ao transporte. E foi em 2001 que comecei minha carreira no mundo do transporte de cargas. Naquela época, o sistema da transportadora era um misto de sistema para emissão de conhecimento, e para fazer cobrança (emitir boletos, imprimi-los, registrar os recebimentos). É óbvio que nesta época já existiam diversos sistemas, mas poucos desenvolvidos para atender ao mercado de transportes de cargas.

Em algumas filiais da empresa, emitia-se conhecimento de transporte (CTRC – CONHECIMENTO DE TRANSPORTE RODOVIÁRIO DE CARGAS), através de sistema. Mas muitas filiais da empresa ainda emitiam manualmente, usando máquinas de datilografar, ou simplesmente preenchendo o CTRC à caneta mesmo. Os formulários de conhecimentos eram em 05 vias carbonadas: 1ª-via de cobrança – deveria voltar para a matriz e acompanhava a fatura do cliente quando emitida. 2ª-via fiscal – deveria voltar para a matriz para arquivamento fiscal, onde eram guardados em sequência numérica. 3ª-via do cliente – seria deixado com o cliente junto da entrega da mercadoria. 4ª-via para acompanhar a carga, poderia ficar com o fisco em caso de fiscalização, ou voltaria para a matriz, não sendo necessário seu arquivamento. 5ª-via de comprovante de entrega, deveria voltar para a matriz, carimbada e assinada pelo cliente destinatário, comprovando assim a entrega da mercadoria.

Primeiro desafio: CÁLCULO DO FRETE. Como uma transportadora é composta por várias unidades, filiais, agências ou parceiros, responsáveis por coletar e entregar em regiões específicas, o primeiro desafio consistia simplesmente em se fazer valer as tabelas de fretes negociadas com os clientes. Vamos imaginar uma negociação com um grande expedidor em São Paulo, onde foi negociada tabela de fretes para o mesmo tanto enviar quanto receber mercadorias envolvendo o estado do Paraná. Na origem, em São Paulo, até consegue-se cobrar conforme o combinado. Mas nas unidades das pontas, no Paraná, dificilmente era possível. Como calcular corretamente o preço do frete, ao emitir manualmente o CTRC? Ou ainda, mesmo usando o sistema, como emitir corretamente, se o sistema não é atualizado on-line, há uma quantidade mínima de dias para atualizar o banco de dados em cada ponto, e quando isso ocorre, as informações já estarão ultrapassadas. Essa era uma das maiores causas de descontos e abatimentos nas faturas de clientes, ocasionadas pelos erros de cálculo do frete.

Segundo desafio: RASTREABILIDADE. Vamos imaginar uma carga que sai de Porto Alegre – RS, com destino para São Paulo – SP, passando por alguns transbordos antes de chegar ao seu destino final. Sempre que se fizer necessário verificar a localização atual da carga, haverá certa demora, e em algumas vezes, simplesmente não se terá rapidamente a informação. Uma unidade sempre precisará ligar para a outra, antes de repassar alguma informação ao cliente, isto pelo fato da informação de rastreabilidade estar condicionada à unidade onde a mercadoria está. As unidades não são interligadas on-line, e esta é a única forma de verificar a localização da carga. Qualquer extravio de documentação ou relatório utilizado para informação de entrega, perde-se toda a rastreabilidade, tendo de aguardar os veículos voltarem das entregas para verificar o status da mercadoria.

Terceiro desafio: IMPORTAR EXPEDIÇÃO  DIA ANTERIOR. Diariamente eram enviados disquetes contendo arquivos de dados dos fretes expedidos no dia anterior, conhecimentos emitidos, clientes cadastrados. No sistema que utilizávamos, a chave do cadastro do cliente não era o CNPJ (mas sim um outro código interno), e sendo assim, recebíamos cadastros com mesmo CNPJ constantemente, resultando em cadastros duplicados, contendo CNPJ’s idênticos, mas códigos diferentes. Havia até uma rotina de sistema, para transferir toda a movimentação do CNPJ 1 para CNPJ 2, e então excluir o CNPJ 1. Antes de se fazer isto, era necessário verificar qual CNPJ possuía tabela de frete vinculada ao mesmo, para mantê-lo. Maiores problemas ocorriam quando um determinado disquete vinha com problemas. Toda a expedição tinha que ser redigitada manualmente.

Quarto desafio: BANCO DE DADOS de TABELAS DE FRETE e CLIENTES. Atualizar banco de dados de clientes e tabelas em todas as unidades da empresa era um verdadeiro caos. Quando conseguíamos atualizar uma filial, as negociações já tinham sido alteradas. O maior reflexo envolvia negociações de tabelas de frete modificadas após nova negociação com o cliente. Mesmo quando tornou-se possível enviar os dados por e-mail ou FTP, o banco de dados era muito grande, causando demora nas atualizações, impactando nas operações daquela unidade.

Quinto desafio: SEQUÊNCIA DOS CTRCS. Como o documento de frete era composto por formulário contínuo, era comum haver erros de número de formulário, algumas vezes por descuido, nos momentos que impressora de formulário contínuo travava, afetando toda a sequência dos formulários. Em tese, deveria ser impresso no formulário, o mesmo número impresso na gráfica, garantindo assim que a sequência estava correta. Portanto, quando se conferia a sequência 01, a via física 01 possuía dados totalmente diferentes. Se fazia necessário conferir a numeração impressa no formulário, e ajustar manualmente a sequência no sistema. Conferir dados do remetente, destinatário, não era uma tarefa fácil de se fazer diariamente, pois o volume diário de CTRCs emitidos era considerável. Sempre que identificados sérios erros de sequência, ficava-se dias conferindo e ajustando, para não refletir o erro sobre as faturas de clientes, o que poderia impactar em inadimplências por erro de fechamento das faturas com numerações incorretas dos formulários de CTRCs.

Estes são apenas alguns dos exemplos de situações que ocorriam na época, quando o sistema informatizado ainda não era valorizado, quando bons sistemas ainda não eram conhecidos, ou eram inacessíveis pelo seu alto custo de investimento. Se hoje me perguntam se tenho saudades desta época, respondo prontamente que não, nenhuma saudade. Ainda bem que este tempo passou, do contrário, eu estaria mais velho e mais cansado. A tecnologia veio para automatizar e simplificar tarefas que antes eram complexas.

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